Bewerbermanagement:

5 Tipps zum Umgang mit Kandidat:innen

Wenn Sie eine vernünftige Zahl von passenden Bewerbungen erhalten, haben Sie schon einen guten ersten Eindruck gemacht. Den gilt es nun zu verstärken und in einem effizienten, wertschätzenden Vorgang die passenden Kandidat:innen zum Vorstellungsgespräch einzuladen. Meine wichtigsten Tipps für diesen Schritt zum neuen Mitarbeiter:

Tipp 1: Die Eingangsbestätigung – Zeitplan vorhalten
Ihr/e Kandidat:in ist Ihr Kunde – wenn ein Kunde etwas bei Ihnen bestellt, reagieren Sie entsprechend z.B. mit Angebot oder Auftragsbestätigung. Senden Sie deshalb allen Kandidat:innen direkt am Tag nach Kantaktaufnahme eine persönlich formulierte Eingangsbestätigung per E-Mail. Natürlich wird jemand mit einem konkreten Suchwunsch mehrere Bewerbungen aktiv haben.

Sie setzen sich deshalb wohltuend von Ihren Mitbewerbern um diesen Kandidaten ab, indem Sie in der Eingangsbestätigung folgende Punkte aufnehmen:

  • Ihren Ansprechpartner:in mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer benennen.
  • Informationen zum weiteren Ablauf des Vorgehens geben, idealerweise schon mit Angabe von Tagen, an denen Gespräche mit Kandidat:innen vorgesehen sind.
  • Aktuelle, interessante Informationen zum Unternehmen senden.
  • Den Zeitpunkt nennen, bis wann Sie sich verlässlich melden werden.

Voraussetzung hierfür ist, dass Sie sich schon einmal einen groben Zeitplan erstellen, wie der Ablauf sein könnte, auch damit die möglichen Termine mit Kandidat:innen nicht mit Ihrem persönlichen Zeitplan kollidieren. Sie wollen Muße haben für diese Gespräche, die eine so wichtige Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens sind.

Tipp 2: Die A/B/C Analyse – Stellenprofil abgleichen
Sie haben ja sicherlich ein Profil der Stelle beschrieben. Vermerken Sie dazu nun, was Ihre Muss-, Soll-, und Kann-Kriterien sind, die Ihre/n Wunsch-Kandidat:in ausmachen. Machen Sie auf Basis der Unterlagen  eine ABC-Analyse:

  • A-Kandidat:innen passen „von der Papierform“ auf die beschriebene Stelle, alle Muss-Kriterien und einige übrige Kriterien sind erfüllt.
  • B-Kandidat:innen: hier sind Sie unsicher, ob der/die Kandidat:in passt, Muss-Kriterien sind zwar erfüllt, aber sonst haben Sie eher Zweifel auf Grund der übrigen Kriterien. Das können übrigens auch Kandidat:innen sein, die wie A-Kandidat:innen aussehen, bei denen Sie aber Sorge haben, dass deren Gehaltsvorstellungen „jenseits von Gut und Böse“ sind.
  • C-Kandidat:innen erfüllen Muss-Kriterien nicht.

Tipp 3: Telefoninterviews – mit welchen Kandidat:innen?
Die A-Kandidat:innen wollen Sie sehen, aber was ist mit B-Kandidat:innen? Ein persönliches Gespräch ist ja immer mit großem zeitlichen Aufwand für Sie und Kandidat:innen verbunden. Ein kurzes Telefonat gibt Aufschluss und bereitet das eigentliche Interview gut vor. Dieses Gespräch können Sie auch delegieren, da es ja in der Regel darum geht, Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeiten, fehlende Unterlagen etc. zu klären.

Tipp 4: Bestätigen Sie den Termin immer schriftlich
Senden Sie eine kurze E-Mail Bestätigung zu Zeit, Ort und Gesprächspartner:in und versenden Sie gerne eine Anfahrtsbeschreibung, Infos zu Parkmöglichkeiten etc.

Tipp 5: Sagen Sie wertschätzend ab
Sagen Sie C-Kandidat:innen und B-Kandidat:innen, die im Telefoninterview herausgefallen sind, innerhalb weniger Tage per E-Mail ab. Verwenden Sie dabei wertschätzende Formulierungen (immer ohne Begründung – das AGG setzt da den Rahmen). Denken Sie daran, dass frustrierte Kandidat:innen auch in Arbeitgeberbewertungsportalen wie KUNUNU ihrem Unmut Luft machen können. Seien Sie an dieser Stelle also besonders korrekt. Der wertschätzende und professionelle Umgang mit Kandidat:innen in allen Phasen der Bewerbung wird wesentlich dazu beitragen, dass Top-Kandidat:innen sich für Sie und Ihr Unternehmen entscheiden.